Veel startende zzp'ers zoeken als eerste naar een gratis boekhoudprogramma. Dat is een logische stap: als je net begint, wil je niet meteen maandelijkse kosten maken voor software terwijl je nog moet uitzoeken hoeveel klanten en omzet je gaat draaien. Een gratis boekhoudprogramma kan dan prima werken, maar het is goed om vooraf te weten waar de grenzen liggen. In dit artikel zetten we op een rij wat een gratis boekhoudprogramma voor zzp'ers doorgaans wel biedt en wat er meestal ontbreekt.

Wat een gratis boekhoudprogramma meestal wel biedt

De meeste aanbieders van een gratis boekhoudprogramma zzp richten zich op de basisbehoeften van een startende ondernemer. Denk aan het opstellen en versturen van facturen, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, en een eenvoudig overzicht van je resultaat. Vrijwel elk gratis boekhoudprogramma biedt in elk geval een deel van het volgende:

  • Een beperkt aantal facturen of offertes per maand, vaak tussen de 1 en 10
  • Handmatige registratie van inkomsten en uitgaven
  • Een eenvoudig dashboard met je omzet en resultaat tot nu toe
  • Basale exportmogelijkheden, bijvoorbeeld naar een spreadsheet of PDF
  • Toegang via een browser, en bij sommige aanbieders ook een app

Voor een zzp'er die net begint en weinig facturen per maand stuurt, is dit vaak precies genoeg. Je hebt geen ingewikkelde functies nodig als je nog maar een handjevol klanten hebt en je administratie overzichtelijk is.

Wat een gratis boekhoudprogramma vaak niet (volledig) biedt

De beperkingen van een gratis boekhoudprogramma zitten meestal niet in de basisfuncties, maar in alles wat daaromheen zit. Dit zijn de onderdelen waar je als zzp'er tegenaan kunt lopen:

  • BTW-aangifte: veel gratis versies laten je wel zien hoeveel BTW je verschuldigd bent, maar bieden geen directe koppeling met de Belastingdienst of een automatische aangifte. Je moet de cijfers dan zelf overnemen.
  • Opslag: gratis plannen hebben vaak een limiet aan het aantal bonnetjes, bijlagen of documenten dat je kunt bewaren, of een beperkte bewaartermijn.
  • Support: bij een gratis boekhoudprogramma is persoonlijke hulp via telefoon of chat meestal niet inbegrepen. Je valt terug op een helpcentrum of forum.
  • Koppelingen: een automatische koppeling met je zakelijke bankrekening, een webshop of een kassasysteem is bij gratis pakketten vaak niet mogelijk of beperkt tot een proefperiode.
  • Aantal gebruikers: werk je samen met een boekhouder of een compagnon, dan bieden gratis plannen meestal maar één gebruikersaccount.

Voorbeelden van aanbieders met een gratis instapoptie

Er zijn in Nederland verschillende partijen die een gratis boekhoudprogramma of een gratis proefperiode aanbieden, met elk hun eigen voorwaarden en limieten. Voorbeelden van boekhoudprogramma's met een gratis instapoptie of proefperiode zijn Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt, Rompslomp en cleverboek.nl. De precieze inhoud van een gratis plan verschilt per aanbieder en kan na verloop van tijd veranderen, dus het loont om de actuele voorwaarden altijd zelf te controleren voordat je een keuze maakt.

Waar let je op voordat je kiest?

Voordat je met een gratis boekhoudprogramma aan de slag gaat, is het verstandig om een paar punten na te lopen. Kijk naar het maximale aantal facturen per maand en of dat aansluit bij jouw verwachte omzet. Check of BTW-aangifte wel of niet is inbegrepen, en zo niet, of je zelf voldoende comfortabel bent met het handmatig overnemen van cijfers. Let ook op de opslaglimiet voor bonnetjes, want die raakt sneller vol dan je denkt. Tot slot is het slim om te kijken of het programma makkelijk mee kan groeien: kun je zonder gedoe upgraden naar een betaald plan zodra dat nodig is, zonder dat je al je gegevens opnieuw moet invoeren?

Conclusie

Een gratis boekhoudprogramma is voor veel startende zzp'ers een prima manier om de administratie op orde te krijgen zonder meteen kosten te maken. Zolang je weet welke functies ontbreken, zoals volledige BTW-ondersteuning, ruime opslag en persoonlijke support, kun je bewust kiezen of een gratis boekhoudprogramma zzp voor jouw situatie voldoende is of dat een betaald pakket toch beter past. In onze andere artikelen gaan we dieper in op die afweging.